در هر کسبوکاری، وجود فردی که عاشق ایجاد سیستمها و فرآیندها باشد، میتواند نقشی حیاتی ایفا کند. این افراد بهطور طبیعی تمایل به نظم و توجه به جزئیات دارند. آنها معمولاً افرادی هستند که از ایجاد لیست کارها، سازماندهی پروژهها و دیدن جریان روان کارها لذت میبرند. چنین ویژگیهایی را نباید نادیده گرفت و شناسایی این افراد در مراحل اولیه و به کارگیری آنها در فرآیند سیستمسازی، میتواند نتایج فوقالعادهای را به همراه داشته باشد.
در سیستمسازی کسبوکار، به فردی نیاز دارید که نه تنها بتواند دانش موجود در سازمان را به درستی مستند کند، بلکه قادر باشد سایر اعضای تیم را درک کرده و با آنها همکاری کند. از این افراد میتوان در فرآیند مصاحبه با کارکنان آگاه، ایجاد مستندات، و نظارت بر پیادهسازی سیستمها استفاده کرد. این افراد به عنوان قهرمان سیستم شناخته میشوند و میتوانند نقشی کلیدی در حصول نتایج مطلوب برای سازمان ایفا کنند.
نمونهای از یک قهرمان سیستمسازی: شرکت Portavac
یک نمونه برجسته از قهرمان سیستمسازی را در همکاری با شرکتی به نام Portavac که در زمینه تمیزکاری ناودانها فعالیت میکرد، مشاهده کردم. در این شرکت، قهرمان سیستمسازی به نام کین، یک جوان باانگیزه بود که مسئولیتهای بسیاری را با کنجکاوی و علاقه پذیرفت. او نه تنها در جلسات مختلف حاضر میشد، بلکه به ضبط مراحل مختلف فرآیندهای کاری نیز کمک میکرد و این ضبطها را برای تکمیل مستندات به تیم ارائه میداد. وجود او باعث شد تا شرکت بعد از پایان همکاری، همچنان مسیری شفاف برای ادامه فرآیندها داشته باشد و بتواند سیستمسازی را بهصورت مستقل ادامه دهد.
این مثال نشان میدهد که قهرمان سیستمسازی لزوماً نیازی به تجربه و آموزش خاصی ندارد؛ بلکه باید فردی باشد که بهطور ذاتی مفهوم سیستمها را “درک” کند و به دنبال بهبود فرآیندها باشد.
پیدا کردن فرد مناسب برای مدیریت سیستمسازی
اگر فکر میکنید در تیم خود هنوز چنین فردی ندارید، اشکالی ندارد، اما هرچه زودتر بتوانید فردی را پیدا کنید که مسئولیت این پروژه را بر عهده بگیرد، بهتر است. شاید حتی بخواهید یک فرد جدید را برای این نقش استخدام کنید. تجربه نشان داده که بازگشت به کار والدینی که مهارتهای سازمانی و تجربیات ارزشمند دارند، میتواند بسیار مؤثر باشد. افراد زیادی هستند که در سازمانهای بزرگ کار کردهاند و با وجود تمایل به کار پارهوقت، میتوانند دانش فراوانی را به کسبوکار شما بیاورند.
استخدام این افراد برای یک پروژه پارهوقت به مدت ۱۰ تا ۱۵ ساعت در هفته و طی مدت ۳ تا ۶ ماه میتواند شروعی عالی باشد و در صورتی که فرد مناسب باشد، میتوانید پس از اتمام دوره آزمایشی، شرایط دائمی برای او فراهم کنید.
اجازه دهید قهرمان سیستم هدایت کار را بر عهده بگیرد
در نهایت، زمانی که فرد مناسبی را به عنوان قهرمان سیستم شناسایی کردید، زمان مناسبی است تا مالک کسبوکار از جزئیات فرآیندها کنارهگیری کرده و به تیم اجازه دهد که به طور مستقل این فرآیندها را ایجاد و مستندسازی کند.